Rätt dokumentstruktur förenklar och skapar effektivitet

Index Braille är världsledande inom tillverkning av skrivare för punktskrift. Företaget grundades 1982 av nuvarande ägare och VD, Björn Löfstedt, vars mamma var blind och läste punktskrift. Idag exporterar företaget till länder över hela världen, med mer än två tredjedelar av världsmarknaden för punktskrivare. Deras ledord för att hjälpa sina kunder är ”Braille Printing Made Easy” och de jobbar med att få fram användarvänliga och smarta produkter. Skrivarna finns i fyra modeller och kan läsa in vanliga dokument som sedan översätts med utskrift i punktskrift.

Kontakten med Koneo skapades när man ville hitta struktur för dokumenthantering och göra information tillgängligt och sökbart. Digitalisering, scanning och automation hjälpte till att renodla, tolka och arkivera både gammal och ny information i ett sökbart digitalt dokumentarkiv. Leveransen har inkluderat både hårdvara och mjukvara men framförallt kompetens i form av verksamhetskonsulter.

Under 2018 ville Index Braille skapa en nulägesanalys av företaget och dess processer för att se vilka behov som fanns för att förenkla verksamheten framförallt gällande dokumenthantering och informationsspridning. Koneo anlitades som verksamhetskonsult, som via intervjuer och analyser skapat en processkarta samt kontinuerligt jobbar med förbättringsområden kopplat till densamma.

Idén att lyfta mot molnet tändes i arbetet med att förbättra processerna. En terminallösning har bytts ut mot molnbaserade applikationer och filserver, profildata och kommunikation har migrerats till Office365 där SharePoint, OneDrive och Teams nu utgör Index Brailles nya fil- och kommunikationsplattform.

”- Vi är mycket nöjda med samarbetet med Koneo. Vi har fått en tydlig struktur för dokumenthantering och det är mycket mer tillgängligt och sökbart än tidigare, vilket gör det dagliga arbetet mycket mer effektivt!” säger Nils Huhta, Development Manager på Index Braille.