Rikstäckande avtal med personlig service

Medborgarskolan har börjat ta ett helhetsgrepp om sin dokumenthantering med hjälp av Koneokedjan. Bättre utnyttjande av organisationens storlek för att nå skalfördelar, högre driftkvalitet samt enklare support och service är några av målen. Mer utskrifts-och kopieringsresurser för mindre pengar helt enkelt.

— Det finns ett antal skäl till varför vi gör det här. Exempelvis att vi genom en mer enhetlig skrivarmiljö vill minimera antalet drivrutiner som vår centrala helpdesk ska hantera. Därmed kan vi öka driftkvaliteten i våra gemensamma IT-system, berättar Jan Lundéen, administrativ chef på Medborgarskolan.
Medborgarskolan finns över hela landet och arrangerar ett stort antal kurser och kulturaktiviteter för närmare en miljon deltagare varje år.
Organisationen har ett 90-tal kontor, cirka 800 anställda samt 8 000 kursledare. Huvudkontoret ligger i Uppsala.
Jan Lundéen ansvarar för IT-strategiska frågor och gemensamma system inom Medborgarskolan. Systemen ligger i en citrix-miljö och driften sköts externt. En egen central helpdesk med personal som sitter i Uppsala och i Stockholm hanterar supporten. Den centrala IT-organisationen
är liten och slimmad och ska så förbli.
Medborgarskolan förlitar sig istället på partnerskap med rätt leverantörer för att utveckla IT-stödet och ge organisationen runt om i landet förutsättningar för bra support och service.

— Vi har haft en oerhörd massa olika skrivare och drivrutiner runt om i landet och allt har inte varit anpassat till vår centrala citrix-miljö, vilket har medfört en del problem. För att kunna höja driftkvaliteten och minska antalet skrivarrelaterade supportärenden vill vi fokusera på endast en hårdvaruleverantör och ett begränsat antal modeller, berättar Jan Lundéen.

— Därför har vi tagit fram ett centralt avtal för hela Medborgarskolan som avser multifunktionsmaskiner för utskrifter, kopiering och skanning. Genom detta utnyttjar vi även organisationens storlek på ett bättre sätt för att nå skalfördelar. Vi bör kunna få ut mer utskrifts- och kopierings-
resurser för mindre pengar helt enkelt, fortsätter Jan.

Jan Lundéen och Medborgarskolan har valt att samarbeta med Koneo.
— Vi hade sedan tidigare en bra relation till Koneo i Uppsala, som vi har handlat av här lokalt. Nu har vi gemensamt tagit fram det här cen-
trala avtalet som hela Medborgarskolan kan använda. Maskinleverantören som vi har valt är marknadsledande Konica Minolta. Genom att Koneokedjan finns över hela landet så kan vi på ett smidigt sätt få hjälp med lokal service och support. Det är en stor fördel, berättar Jan.
Spindeln i nätet är Koneos projektledare och kund ansvarige Suzanne Gunnarsson i Uppsala. Hon reser nu runt i landet och presenterar avtalet för Medborgarskolans regionkontor, som beslutar om och när de vill börja utnyttja ramavtalet. Suzanne introducerar sedan Koneos lokala serviceorganisation på respektive ort som hjälper till med lokal service och support.

— Suzannes engagemang, proffsighet och service var en avgörande faktor när vi bestämde oss för Koneo. Det behövs en drivande person hos leverantören som ser till att vi verkligen tar vara på möjligheterna som ett sådant här ramavtal ger, säger Jan Lundéen.

Vad tjänar ni på det här nya arbetssättet och de effekter som det förväntas ge? Hur mycket lägre kostnader exempelvis räknar ni med?
— Det är svårt att mäta och kvantifiera tidsvinster, men vi får helt klart bättre print- och kopierings resurser till lägre kostnader, konstaterar Jan Lundén. Hur mycket vi kan spara på varje kontor beror förstås på hur stort kontoret är och hur mycket som skrivs ut. Vissa stora kontor med många kursledare som förbereder kurser har rejält stora utskrifts- och kopieringsvolymer. Men vi har också ett antal kontor som är relativt små.

— Och det är ju upp till respektive regionledning att besluta om och när de vill börja arbeta enligt det centrala avtalet, vi tvingar ingen. Men alla affärer som hittills har gjorts inom avtalet har gett en lägre kostnad, trots att det i vissa fall har inneburit att vi har fått lösa in gammal utrustning. Så att det här sättet att jobba är effektivt råder det ingen tvekan om, sammanfattar Jan Lundén.