Central utskriftstjänst

Mälardalens högskola beslutade för drygt ett år sedan att införa en central utskriftstjänst och nya energisnåla multifunktionella skrivare. Ett stort och komplext projekt med stor potential för rationaliseringar och bättre service för användarna. Som leverantör valdes Koneo i Eskilstuna.

Mälardalens högskola i Eskilstuna och Västerås är en av Sveriges största högskolor med 13 000 studenter och 1 000 anställda. Med sin arbetsmiljö- och miljöcertifiering arbetar högskolan efter en tydlig miljö profil.
Som ett led i miljöarbetet valde MDH, som högskolan ofta kallas i dagligt tal, att byta ut alla sina gamla skrivare. Genom att införa nya energisnåla skrivare i en modern, centraliserad utskriftstjänst skulle även servicen öka för högskolans studenter och anställda var tanken. Dessutom förväntades antalet utskrifter minska kraftigt, vilket i sin tur är positivt för miljön.
Nu har det gått drygt ett år sedan projektet startade.

— Det har gått mycket bra, vi har uppnått det vi ville och våra användare är nöjda att döma av den positiva feedback som vi har fått, berättar Hossein Azdanlou, projektledare för den centrala utskriftstjänsten, som kallas Printo.
Skrivarna i utskriftstjänsten har idag en så kallad "FollowPrint" kö som gör att inga utskrifter levereras förrän användaren går till valfri skrivare och identifierar sig med sitt MDH-kort utrustat med ett chip.
Detta har medfört att antalet utskrifter har minskat, tidigare var det vanligt att utskrifter gjordes i onödan och blev kvar glömda i skrivaren. Studenterna och de anställda hade tidigare efterfrågat möjligheten att kunna skanna i färg, det kan de idag via de nya skrivarna. Förhoppningen är att även detta bidrar till färre antal utskrifter eftersom fler kommer att kunna läsa sina dokument direkt på skärmen.
Skrivarna larmar när de behöver service av något slag och meddelar Koneo om papperet är slut, toner är låg eller om skrivaren behöver repareras på något sätt. En annan fördel är att om skrivaren krånglar på något sätt, är det bara att gå till nästa skrivare där jobbet ligger och väntar på ett godkännande för utskrift.

— Vår gamla skrivarmiljö hade blivit vildvuxen och omodern, den hade många brister som gjorde att studenter och personal upplevde att servicen var dålig. Kostnaderna var höga och vi på IT-sektionen fick lägga en massa tid och arbete på fel saker, berättar Hossein.
Maskinparken bestod tidigare av totalt 134 skrivarenheter, sex olika märken och 47 olika modeller.
MDH hade flera motparter och många olika avtal. Det fanns inga fasta servicedagar och inga automatiska och direkta felmeddelanden till leverantören. MDH hade heller inget bra verktyg för administrering och övervakning av systemet. Många olika drivrutiner var ett annat problem. Påfyllning av toner och papper krävde också mycket resurser av MDH.

Anställda och studenter hade tillgång endast till specifika skrivare, vilket förstås upplevdes som en begränsning. Kontanthantering för betalning av utskrifter samt dyr och tidsödande hantering av cirka 60 leverantörsfakturor var andra problem.

— Idag har vi en enda motpart, ett enda märke, ett enda avtal, en enda faktura, konstaterar Hossein Azdanlou belåtet. Maskinparken består idag av totalt 99 enheter, varav cirka 79 MFP— multifunktionsskrivare som servar både personal och studenter. Idag har man ett fast pris per kopia/utskrift, där service, reparationer och påfyllning av toner och papper ingår.

— Men det viktigaste är att vi har uppnått stora förbättringar för våra användare. Studenterna är inte längre låsta till en specifik skrivare från en viss datasal, idag skrivet de ut från sina privata datorer över det trådlösa nätet till våra moderna MFP:s. Dessa hanterar färg, A3, kopiering samt skanning i färg direkt till hemkatalogen, berättar Hossein.
Det här är ju ett stort, komplext och publikt projekt. Hur lyckas man få allt att fungera bra från dag ett så att alla användarna snabbt kommer igång och blir nöjda?

— Utrullningsprojektet med ett särskilt utrullningsteam har haft ennyckelroll. Vi har lagt mycket tid på att utbilda och informera. Inte minst har vi funnits på plats ute i verksamheten för att hjälpa till vid maskinerna när respektive akademi har börjat använda utskriftstjänsten, säger Hossein.

— Visst har det funnits problem under projektets gång, men vi har lyckats lösa dem tillsammans så att inte användarna har påverkats, konstaterar Hossein stolt.

— Det i sin tur beror bland annat på att samarbetet med Koneo fungerar väldigt bra. Det finns ett stort ömsesidigt förtroende, vi kan ge och ta på ett bra sätt. När allt flyter på som det ska är det ju enkelt, men när något strular testas samarbetet, säger Hossein vidare.

Kari Päivärinne, kundansvarig på Koneo, instämmer och tillägger:
— En viktig faktor för att lyckas i ett sådant här projekt är att kunden tillsätter en erfaren och dedikerad projektledare. Hossein gör ett väldigt bra jobb.