Modern utskriftstjänst förenklar för 14 000 studenter och 1 500 anställda

En centraliserad utskriftstjänst ger bättre service till användarna, färre utskrifter och avsevärt lägre utskriftskostnader. LTU, en av pionjärerna i Sverige inom området, uppgraderade i början av året till en ny lösning som ger ännu bättre effekt. Koneo i Luleå har levererat.   

— Vi var först i landet inom universitetsvärlden när vi införde en centraliserad utskriftsfunktion 2005, berättar Patrik Harlin, processledare på IT-service vid LTU. När det nu var dags att uppgradera utskrifttjänst gjorde vi en utvärdering av tänkbara leverantörer utifrån de ramavtal som vi har. Vi valde Koneo som en av de klart ledande inom det här området, som har goda referenser och som vi tidigare har goda erfarenheter av här i Luleå.

— Användarna var ju vana vid en centraliserad utskriftstjänst sedan tidigare. Nu har de fått bättre funktionalitet och service, vilket uppskattas. Dessutom har vi på IT-service fått bättre överblick och kontroll och våra kostnader har sänkts med cirka 25-30 procent, fortsätter Patrik Harlin.  LTU:s skrivarpark har i den nya lösningen reducerats kraftigt och bytts ut mot 80 moderna multifunktionsskrivare, som skriver ut, kopierar och scannar. Maskinerna kommer från marknadsledande Konica Minolta. Det finns även ett 80-tal verksamhetsskrivare.  Luleå tekniska universitet har 1 500 anställda och 14 000 studenter och omsätter 1,4 miljarder kronor. Campus finns i Luleå, Kiruna, Piteå och Skellefteå. Några stora fördelar med den nya utskriftstjänsten är att skrivarna har en så kallad "follow-print" kö, samt att användarna har fått en bra översikt av deras utskriftshistorik via ett webbgränssnitt. Användarna har också överblick över tillgängliga skrivare och väljer den som för tillfället passar bäst. Inga utskrifter levereras förrän den som har skrivit ut går till vald skrivare på något av LTU:s campus och identifierar sig med ett kort.

Betalningen för studentutskrifter görs via Payex, vilket innebär att LTU slipper agera bank och ha egen kontanthantering.

Dessa funktioner har inneburit att väldigt få utskrifter görs i onödan.  Koneo sköter all service och support av skrivarna samt fyller på toner och papper. Skrivarna larmar när de behöver service eller reparation.

— Utskriftstjänsten fungerar bra och det tror jag även att användarna upplever. Vi gör regelbundet kundnöjdhetsundersökningar på hela vår IT-verksamhet, i nästa undersökning kommer vi även att få mer kunskap om vad användarna anser om utskriftstjänsten. Det finns säkert saker som vi kan förbättra och vidareutveckla, berättar Patrik Harlin.

— Något som vi arbetar mycket med i det här projektet är SLA — Service Level Agreement — och SLA-rapportering. Det är oerhört viktigt att vi på LTU och Koneo är överens om vad som ska levereras och hur detta ska rapporteras och följas upp. Vi har tillsammans kommit långt vad gäller att utveckla väl fungerande arbetsredskap och rutiner, men det kan bli ännu bättre, fortsätter Patrik.  

— Jag vill ge en eloge till Koneo för hur de arbetar med SLA-frågor, det är faktiskt relativt unikt om man jämför med branschen i stort. Det är få av konkurrenterna som arbetar på det här sättet. Koneo har en bra SLA-metodik och det finns en vilja att ge god service.  
Sammantaget inger det förtroende, summerar Patrik Harlin.