Smart administrativt system gav verksamheten ett lyft

— I vår verksamhet blir det mycket dokument och tidigare hade vi en oerhörd massa pärmar, hyllmeter efter hyllmeter. Det var svårt att bedöma vilka dokument som vi behövde spara i många år och svårt att hitta gamla dokument. Det tog tid i onödan och medförde ofta dubbelarbete, vilket var väldigt frustrerande, berättar Björn Ruthberg, VD och delägare, Luleå Skylt & Reklam.

Luleå Skylt & Reklam arbetar främst med produktion och montering av skyltar. Företaget har sju anställda och kunderna finns över hela landet. Största kunden är hamburgerkedjan Max.    

Det primära behovet för Björn Ruthberg och hans kollegor var att snabbt kunna söka efter fakturor, följesedlar, beställningar, original etc med en gemensamt projektnummer. Exempelvis: "plocka fram allt som rör skyltleveransen till företag x i Skåne för nio år sedan".
— Smarta dokumenthanteringssystem är ju något som storföretagen har haft länge men de kostar också en hel del. Vi ville hitta en bra och prisvärd lösning som passade ett litet företag. Det var viktigt för oss med en utvecklingsbar lösning som vi kunde växa med och att den var skräddarsydd för oss, berättar Björn.  Björn tog då kontakt med Koneo Luleå som man hade god erfarenhet av sedan tidigare.

— Det var väldigt nyttigt att få bolla våra behov med Koneo. Man tror ju gärna att det egna företaget och dess informationsbehov är så unikt. Men vi insåg att våra processer och öden har stora likheter med många andra företags, så i många avseenden fanns det ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt, skrattar Björn.     

Den lösning som Koneo Luleå presenterade har nu fungerat till stor belåtenhet i tre år.    
Den bygger på ett dokumentsystem, en routingprogramvara för dokumentstyrning och en MFP (multifunktionsskrivare). Även server och backup ingår.

— Idag har vi en väl fungerande arkivlösning där vi vet vilken information som ska sparas och där all sparad information snabbt och enkelt kan fås fram, berättar Björn.
Det fungerar väldigt bra, nu kan vi exempelvis enkelt och säkert jobba hemifrån och komma åt alla dokument. Ibland finns också behov av att "visa upp" hur vi jobbar för utomstående, bland annat på grund av att vi är miljöcertifierade, och det är enkelt nu.       

— Vi ingår i en kedja med ett 20-tal företag över hela landet med liknande verksamheter. Vi kan konstatera att vi ligger långt framme med vårt system, få av våra kollegor har något liknande, fortsätter Björn.

Hur ser då de ekonomiska effekterna ut? Har det här påverkat lönsamheten?
— Absolut. Vi kunde direkt minska våra administrativa resurser med 50 procent. Men framför allt har systemet satt fokus på var vi lägger vår tid och hur vi jobbar. Vi jobbar mycket effektivare idag och det har helt klart haft påverkat vår lönsamhet positivt, konstaterar Björn.

— Idag har vi egen drift av systemet här hos oss, men nästa steg som vi har diskuterat med Koneo är att vi hyr hela lösningen som en komplett funktion — vi betalar för "två hål i väggen" helt enkelt. Det tror jag blir väldigt bra. Vi är mycket nöjda med Koneo, servicen är jättebra och det känns bekvämt att de finns nära oss här i Luleå, sammanfattar Björn Ruthberg.
Koneos kompletta funktion som Björn refererar till ovan benämns Digital Pärm och inkluderar allt från arkivsystem, styrning av dokument från mfp/scanner till datalager och backup. Allt detta som "två hål i väggen".