Videokonferenser bidrar till att "få ihop gänget"

Hur kan ett växande kunskapsföretag med kontor i tre städer och konsulter som ofta är
ute på kunduppdrag skapa en gemensam "vi-anda"? Och dessutom värna om miljön?
En del av svaret stavas videokonferenser.

— Vi är ett växande konsultföretag som idag har tre kontor i Sverige. I takt med att vi har växt har vi känt att vi behöver hitta bra sätt att förbättra internkommunikationen och "få ihop gänget". Vi vill inte att det utvecklas tre olika företagskulturer, vi vill bygga en stark företagskultur där alla känner sig delaktiga, berättar Johnny Sjögren, VD och delägare, DGE Mark och Miljö.  

DGE Mark och Miljö är ett konsultföretag med kontor i Kalmar, Malmö och Göteborg. Företaget ingår i danska DGE Group. Affärsidén är att på ett affärs- och miljömässigt sätt leverera rådgivning inom miljö, hälsa och säkerhet. Företaget har 28 konsulter och kunderna finns främst i Syd- och Mellansverige.   

— Interna möten där vi reser mellan kontoren kostar ju en hel del tid och pengar. Ett tvåtimmars möte med resa från Göteborg till Kalmar tur och retur tar mer än en dag i anspråk. Eftersom miljöhänsyn är en viktig hjärte- och profilfråga för oss försöker vi resa med tåg, då kan det till och med bli aktuellt med en övernattning, berättar Johnny.    

— Jag kom i kontakt med Koneo och fick rådet att börja använda ett eget videokonferenssystem som ett bra komplement till fysiska möten och telefonmöten. Vi har nu använt systemet sedan i april och börjat hitta formerna för hur vi ska använda det vid möten, fortsätter Johnny. Nästa steg är att återkommande en dag i veckan genomföra gemensamma "fikapauser", vi fikar, informerar och umgås som vanligt men sitter runt tre kaffebord och träffas via videokonferenssystemet. Det tror vi ska fungera bra.         

— Vi har också en möjlighet att använda systemet i kommunikationen med våra kunder. Det kan nog fungera bra när man redan känner varandra och har löpande kontakter, tror Johnny. För mer formella möten och vid en första kontakt behöver man fortfarande mötas i samma rum. Men videomöten är ett bra komplement nu när tekniken börjar blivit hyfsat billig, det här är inte längre något bara för storföretagen.       

— Vinsterna i form av tidsbesparingar, lägre resekostnader och mindre koldioxidutsläpp är ju uppenbara, summerar Johnny Sjögren.

Nu kommer genombrottet på bred front för videokonferenssystem även i mindre företag och organisationer, det anser Koneos experter. Bra pris/prestanda och enkel kommunikation via internet gör den här sortens system mycket intressant för i princip alla företag som har verksamhet på flera ställen och/eller långsiktiga kontakter med kunder och leverantörer. Konsultföretag, säljorganisationer, serviceföretag, tillverkande företag etc.