Moderna lösningar för utskrifter och kopiering börjar nu bli en prioriterad fråga för många IT-avdelningar. Att det finns både tid och pengar att spara har man insett i Arvika kommun.

Arvika kommun är Värmlands näst största kommun med 30 000 invånare och en verksamhet som är tämligen IT-intensiv.

— Vi är idag helt beroende av rätt IT-stöd, det är inte mycket i vår verksamhet som fungerar utan IT, konstaterar IT-chefen Ola Nilsson.

Att kontinuerligt utveckla kommunens IT-miljö och effektivisera så långt det går är därför en ständigt pågående process för Ola Nilsson och hans kollegor. Ny teknik, till bättre pris/prestanda ger hela tiden nya möjligheter som kan utnyttjas. Mer IT för pengarna helt enkelt.

Ett område där Arvika har kommit långt när det gäller effektivisering är dokumentlösningar, utskrifter och kopiering. De traditionella "dataskrivarna" och kopieringsmaskinerna ersätts nu av moderna multifunktionslösningar som hanterar alla slags utskrifter och kopiering och ger stora besparingar. Idag har man 85 stycken multifunktionsmaskiner (MFP) från Gestetner och antalet ökar stadigt.

— Totalt har vi cirka 150 skrivare, samt att det finns ett antal personliga skrivare. Vi kommer att fortsätta att byta ut alla gemensamma skrivare mot moderna dokumentlösningar med multifunktionsmaskiner. Det innebär enklare hantering och tidsbesparingar såväl för användarna som för oss på IT-avdelningen. Det ger tveklöst stora besparingar även rent ekonomiskt genom att vi får en mer rationell hantering, berättar Ola Nilsson.

Leverantör av dokumentlösningarna och servicepartner är Koneo i Karlstad.
— Vi upplever att Koneo har hög kompetens inom det här området och det är en stor fördel att de avlastar oss med allt som rör installation och service, håller reda på vilka maskiner som står var och ser till att dessa fungerar, Därmed slipper vi på IT-avdelningen lägga resurser på detta och kan koncentrera oss på andra uppgifter, säger Ola Nilsson.

Mirja Saarväli, som är inköpare och har varit ansvarig för upphandlingen av Koneo och Gestetner, instämmer.
— Avtalet som vi har nu har vi haft i cirka ett år och upphandlingen gick via det rikstäckande Verva-avtalet. Det fungerar bra och vi är nöjda. Vi har även sedan tidigare god erfarenhet av Koneo som leverantör inom det här området, säger Mirja Saarväli.

Hur ser de då på framtiden? Finns det några andra IT-områden där de ser stora besparingsmöjligheter?
— IT som en färdig tjänst är något som vi tror mycket på och kommer att arbeta med framöver.
Det finns funderingar kring hyra av arbetsplatser istället för att verksamheterna som idag själva köper datorer och kringutrustning. Verksamheterna betalar då en årskostnad till IT-funktionen för en arbetsplats. Det kan ge stora effektiviseringsmöjligheter och framför allt en centralisering av IT-kostnaderna som i och med detta tydliggörs på ett helt annat sätt, avslutar Ola Nilsson.