Förenklar processer med smidigt digitalt system

EVIDENSIA DJURSJUKHUSET GAMMELSTAD

Ronny Pekkari, Administrativ chef

Ett stort djursjukhus arbetar på samma sätt som ett vanligt sjukhus och hanterar stora mängder information. Men informationen finns i olika system som inte alltid hänger ihop på ett bra sätt och en del information finns bara på papper. Den här utmaningen har man dock löst i Luleå med hjälp av Koneo.

”Vi häller in all information i vårt digitala system Molnet och hittar snabbt det vi söker. Otroligt skönt!”

 – Leta i papperspärmar? Nej vi häller in all information i vårt digitala system Molnet och hittar snabbt det vi söker. Det är otroligt skönt!, berättar Ronny Pekkari, administrativ chef på Evidensia Djursjukhuset Gammelstad i Luleå.

– Vår verksamhet är väldigt IT-intensiv. Labb, röntgen, ultraljud, journalsystemet, ekonomisystemet etc., det är datorer involverade i alla delar av verksamheten. Ett stort Djursjukhus som vårt arbetar idag på samma sätt som ett vanligt sjukhus, fortsätter han.

Evidensia Djursjukhuset Gammelstad är det enda Djursjukhuset i norra Sverige och har funnits sedan 1989. Det ställs stora krav för att man ska få kalla sig Djursjukhus. Särskild vikt läggs vid kompetens, tillgänglighet, medicinska, kirurgiska och tekniska resurser.

DELA INFORMATION OCH JOBBA EFFEKTIVT

– Vi hanterar stora mängder information. Utmaningen var att informationen fanns i olika system som tidigare inte hängde ihop på ett bra sätt och en del information fanns bara på papper. Det gjorde det svårt att dela informationen och jobba effektivt, berättar Ronny, och fortsätter:

– Nu har vi samlat all information som vi behöver i ett och samma digitala system. Vi scannar in alla papper så att de är sökbara digitalt. E-post, journalanteckningar med mera, allt finns numera tillgängligt i vårt digitala system som vi kallar Molnet.

Att Ronny är extremt nöjd med Molnet märks tydligt.

– Det är väldigt smidigt, vi fritextsöker i Molnet på samma sätt som när man googlar. Då hittar vi snabbt all information som rör patienter och allt annat i verksamheten. Vill jag exempelvis kolla något som rör vår företagsbil söker jag bara på registreringsnumret, då får jag upp allt som rör bilen, senaste besiktning, när det är dags för service, etc.

Lösningen har byggts av Koneo i Luleå, konceptet kallas Koneo Digital Pärm. Utvecklingsverktyget heter Docushare.

– Men det här är inte fråga om att enbart digitalisera innehållet i papperspärmarna, det handlar om att skapa effektivare arbetsflöden och processer i hela verksamheten. Vi frågar oss hela tiden; hur använder vi alla de där pärmarna i bokhyllan?

700 PROCESSER GER ENORM EFFEKTVISERINGSPOTENTIAL

– Vi jobbar mycket med processutveckling och har identifierat bortåt 700 processer i vår verksamhet där vi hanterar information. Så det finns en enorm effektiviseringspotential konstaterar Ronny och ger ett exempel:

– Många av dessa processer är komplexa, som direktregleringsprocessen där vi hanterar försäkringsärenden. De flesta kunder har en djurförsäkring som täcker kostnaderna för behandlingen hos oss. För att de ska slippa ligga ute med pengarna reglerar vi betalningen direkt med deras försäkringsbolag. I den processen blir det mycket information som ska utväxlas, försäkringsbolaget vill ofta ha kompletterande information av olika slag. Tidigare fanns allt material för direktregleringsprocessen samlat i papperspärmar, det blev 20 pärmar per år. Idag när allt finns i Molnet har vi halverat vår arbetstid i den här processen. Det är enormt mycket.

Ronny Pekkari är en visionär eldsjäl som brinner för att effektivisera genom att digitalisera.

– Men det krävs också en duktig och energisk processutvecklare som kan förverkliga idéerna. Utan vårt samarbete med Koneo hade det här inte varit möjligt, vår Koneokonsult Daniel Johansson är enormt skicklig, berömmer Ronny. När vi fick kontakt med Koneo kände vi att vi hittat rätt, de kan det här och lever som de lär, de använder själva ett liknande system på sitt kontor.

– Vi har inte ångrat en sekund att vi har investerat i denna lösning, våra effektiviseringar i form av tidsbesparingar och minskade kostnader har snabbt betalat vad systemet har kostat. Jag kan verkligen rekommendera alla verksamheter som hanterar mycket information i komplexa processer att införa ett liknande system, avslutar Ronny Pekkari.

Kundansvarig på Koneo i Luleå är:
Daniel Johansson.
Telefon: 0706-90 92 63

Sundbybergsvägen 1C
171 73 Solna