Molnlösning blev ett lyft

ERIKSHJÄLPEN

Erikshjälpen, en ideell organisation som bedriver social humanitär verksamhet, vill vidareutveckla sin verksamhet med hjälp av modern stöttande IT. Därför har de valt att implementera Microsoft Office 365 och leasa all IT-utrustning. Nu har Erikshjälpen fått en bättre IT-plattform till 25 procent lägre kostnad. Tidsbesparingar för IT-enheten och bättre förutsättningar för internt samarbete är andra positiva effekter.

För den breda allmänheten är Erikshjälpen kanske främst känd för secondhandbutikerna och de insamlingscontainers för kläder och skor som finns utplacerade runt om i Sverige. Men Erikshjälpens verksamhet står på flera ben; second handbutikerna, projektverksamheten i fält, läkarbanken och materialbistånd. Allt vilar på den grund som Erik Nilsson en gång startade. Enligt Erikshjälpens stadgar från 1967 ska Erikshjälpen bedriva kristen och social humanitär verksamhet i Sverige och andra länder, i första hand bland barn och ungdom.

IT-mässigt har en ideell organisation som Erikshjälpen liknande utmaningar som många andra organisationer och företag.

– Vi vill utveckla hur vi kommunicerar och samarbetar i organisationen och externt och då spelar förstås vårt IT-stöd en mycket viktig roll, säger Ben Dyke, IT-samordnare på Erikshjälpen.

– Tidigare har vår IT-struktur varit lite spretig. Vi insåg att vi behövde samordna vår IT på ett bättre sätt och strömlinjeforma hela infrastrukturen, börja om från början och skapa en gemensam plattform som är skalbar och enklare att hantera, fortsätter Ben.

Organisatoriskt består Erikshjälpens verksamhet av två delar, dels insamlingsstiftelsen, dels secondhandbutikerna. Ben och hans kollega Linus Lundgren på IT-enheten jobbar med att planera och administrera IT-stöd för totalt cirka 400 användare, varav cirka 70 på huvudkontoret i Husqvarna.

Secondhandbutikerna är ett nav i verksamheten, idag har Erikshjälpen ett 60-tal butiker och expanderar stadigt genom att öppna två-tre nya butiker varje år.

– Ledningens mål är att utveckla butikerna som mötesplatser men också som kontor för våra medarbetare runt om i landet. Vilket ställer krav på att vi har en gemensam IT-infrastruktur så att medarbetarna har tillgång till rätt verktyg. Det handlar exempelvis om hur vi planerar arbetet och samarbetar i projekt, med Microsoft Planner och andra verktyg.

– För cirka ett år sedan bestämde vi oss för att satsa på en modern molnlösning och valet av Microsoft Office 365 kändes självklart. Nu har vi tillgång till många olika samarbetsverktyg på ett smidigt sätt och säkert sätt; mail, Microsoft Planner, Sharepoint, Skype for Business med mera.

För att få hjälp att implementera Office 365 träffade Erikshjälpen flera IT-leverantörer och valde sedan att anlita Koneo i Jönköping.

– Vi fick en bra känsla för Koneo och kände direkt ett förtroende, de förstod våra behov och de speciella förutsättningar som råder för oss som ideell organisation. Förutom implementeringen av Office 365 levererar, installerar och servar Koneo all IT-utrustning som datorer och multifunktionsskrivare.

– Det är otroligt smidigt att Koneo sköter all hårdvaruförsörjning åt oss, det spar mycket tid jämfört med innan då vi själva köpte in datorer och annat utrustning lokalt ute i landet.

Att jobba i en modern molnlösning som Microsoft Office 365 innebär enklare hantering och tidsbesparingar för IT-enheten.

– Office 365 är stabilt och mycket enkelt att administrera, sådant är guld värt för en administratör. Förr hanterade vi flera olika servrar. Nu hanterar vi alla användare i ett och samma system. Vi kan även sköta det via telefonen med en app. Det är väldigt smidigt, berömmer Linus Lundgren.

– Vi spar tid men det är svårt att jämföra och säga hur mycket jämfört med hur vi jobbade innan, inflikar Ben. Då kunde vi inte göra så mycket själva utan var tvungna att kontakta dåvarande hostingleverantören, det var väntetider tid etc. Men att vi spar mycket tid idag är helt klart, tid som vi nu kan lägga på utvecklingsfrågor istället.

– Vi har idag en mycket bättre, centraliserad plattform med fler moderna samarbetsverktyg och har sänkt kostnaderna med 25 procent. Tidigare betalade vi 100 000 kronor om året enbart för hostad e-mail, fortsätter Ben.

På frågan om de kan rekommendera andra företag och organisationer att satsa på en likadan lösning är svaret entydigt:
– Ja absolut, för alla typer av verksamheter, inte enbart för ideella organisationer. Det upplägg som vi har valt är ett bra sätt att börja jobba med molntjänster. Vi kommer att fortsätta att steg för steg lägga allt mer i molnet med alla de fördelar som detta innebär.

Lösning: Microsoft Office 365.
Leasar hårdvara som datorer och multifunktionsskrivare.
Partner: Koneo i Jönköping

Koneo Jönköping
S:t Göransvägen 31
554 54 Jönköping

Fakturaadress:
faktura@koneo.se
Sundbybergsvägen 1C
171 73 Solna